回覆郵件打亂工作進度? 日經理人用這招提升效率
當上主管後,接收的郵件數量自然也會增加。
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跟其他部門的交流一定會變得頻繁,還要接收部屬的郵件和副本。有些人可能一天要收幾十封,甚至幾百封郵件。
不少人認為收到郵件要盡快回覆才行。
過去我剛當上業務經理時,也以「努力取悅客戶,比其他單位更快回應」為目標,要求自己馬上回信。可是,整天忙著回覆郵件根本沒時間工作。
有一天,我跟部屬A約好下午三點會談。到了約定的時間,我叫A來談話。
A起身的那瞬間,發現T公司傳來的公事郵件。A請我稍等五分鐘,等他回完信就會過來。
然而,我等了十幾分鐘A都沒過來。最後我不耐煩直接跑去叫人,A說那間公司的負責業務問了一些較為繁瑣的問題,因此回覆特別花時間。
我率領的團隊以「盡快回應客戶要求」為目標,每個人都很在意自己的電子信箱,不是只有A才那樣。
開完會就要確認信箱,吃完午餐也要確認信箱,大家永遠忙著回覆郵件。其中最大的問題是,我們在營業時間幾乎無法處理有建設性的工作,好比製作企畫書或提出企畫方案等。
員工整天都在留意電子郵件,一旦集中力被電子郵件打斷,要恢復原來的專注狀態得花上更多的時間。
假設一次回信要花五分鐘,一天確認信箱二十次就要花上一百分鐘。這種收到郵件就要馬上回覆的病,只會拖延員工的下班時間,降低工作品質和效率。
各位不妨思考一下,電子郵件真的有必要馬上回覆嗎?
以我個人為例,我目前在全國各地舉辦巡迴演講和座談會。座談會通常要花一整天的時間舉行,午休時間我得陪主辦者一起吃飯,根本沒有回覆郵件的時間。我只有早上會確認一次信箱,等到傍晚時再回信。
可是,也沒有人抱怨我太晚回信,而把合作機會讓給其他公司。換句話說,電子郵件沒有馬上回覆的必要。
能力好的主管會替自己的團隊,設立一個「禁止回信時間」。
所謂的「禁止回信時間」,是在特定的時段內專注處理手邊工作,禁止打郵件、講電話、跟同事交談。員工才能專心坐在辦公桌前,努力從事有建設性的工作。
●本文摘自吉田幸弘《高效領導者的工作好習慣:真正的強勢管理,來自43個反直覺的關鍵原則》/采實文化授權提供
(封面示意圖/Unsplash)
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