目標手帳只要簡單寫下「改善方向」 迫切的待辦事項才用便利貼！

找不到具體目標怎麼辦？先從「想改善的地方」開始

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或許有些人在聽到「在手帳寫下目標」的當下，心中會浮現「我沒有目標……」的想法。

舉例來說，業務人員有銷售額或簽約數量等實際的「數字成果」，所以目標明確，也容易設立。

相對的，行政人員的目標指向就不如業務人員般明顯，所以覺得很難設定目標，這倒也不讓人意外。

那麼，如果將目標換句話說成「改善」，你覺得如何？我想各位心中大概就有概念了吧。

「想辦法減少文書處理上多餘的程序」、「確立更便利的公司線上系統」諸如此類，就算是多半屬於例行公事的的行政事務，重新檢視也一定能發現可以改善的地方。以此為「目標」，寫在手帳上即可。

我個人認為設立目標、也就是所謂的改善，是任誰都能運用的聯想法。

舉例來說，如果身處於企劃部門，除了設立數字上的目標，「設法通過三份企劃案」、「製作清晰明瞭、人人易懂的企劃書格式」之類的改善方案，也是實實在在的「目標」。

所有工作的成功關鍵，不是交出「成果」，就是如何「改善」。

設定目標時，除了設想成果，不妨也將「如何改善」納入考量的一環。如此一來，就能「挖掘」更多的目標，僅此就能讓人不斷成長進步。

搭配行事曆App，幫你快速踏出目標的第一步

在手帳行事曆欄位的頂端，以一行以內的字數寫下目標。

既然是目標，那麼在達成目標之前，應該會有一些必經的階段。

所以接著釐清一至兩項可以完成第一步驟的Todo任務，並將之輸入智慧型手機的「提醒」App裡，而非寫在手帳上。

這個階段的技巧是，不要預設太過狂妄的Todo任務。誠如前文所提的「一至兩項」即可，剛開始，Todo任務的數量不用求多。

突然給自己設定好幾項目光遠大的Todo任務去征服，反而容易受挫，潑自己冷水。

舉例來說，如果目標是「通過專案企劃書」，那麼就先「想好專案名稱，寫在企劃書的第一行」、「上網搜尋參考資料，建構內容大綱」。

像這樣，首先踏出第一步，即使步伐很小，也是關鍵的一步。

如果是小小的Todo任務，大部分的人都能順利過關。

設定微小的Todo任務，輕輕鬆鬆的就能在提醒App的檢視方塊上打勾確認已完成，這樣的快感，我每天都在體驗實踐。

常言道「無數微小成功體驗的累積，對於達成目標而言至關重要」，核對檢視待辦事項，也是體驗成功的實際行動之一。

這種作法也能提高自己的積極態度，策動自己朝目標邁進。

便利貼是為了給「懶惰的自己」壓力

　　
先前我在第二章已經說明，可以將開會後所篩選出來的Todo任務輸入提醒App。這裡也採用同樣的作法，首先於手帳寫下「目標」之後，釐清達成目標所需的Todo任務，並將之輸入提醒App。

也就是利用「筆記與提醒App」、「手帳與提醒App」的配套技巧，如此就能踏實的同時執行「現在應做的事」以及「邁向未來應做的事」。

　　
……以上都是最理想的狀況，但是生而為人，總有不順的時候。例如，總是會出現一些無法處理「現在應做的事」的Todo任務，一直掛在名單上的情況。這時，就又輪到手帳上陣了。

將這項Todo任務，從提醒App「升格」填入手帳裡，進一步給自己施加壓力：「非做不可」，而且重點是寫在「便利貼」上，貼在應完成的日期欄位，凸顯它的存在。

並且建議可以用便利貼的顏色，來區分Todo任務的重要性。

　　
我自己習慣依照緊急程度，由高而低區分成紅色、粉紅色、橘色、黃色、綠色、藍色。我會選用暖色系表示高度緊急的情況，純粹是基於「明顯」的理由。

　　
用這種一目了然的形式，每天打開手帳就會看到被「升格」的Todo任務，保證執行力也跟著加倍升級。

便利貼也是直接傳達給下屬的留言備忘錄

　　
我會採用便利貼，還有另外兩個理由。

　　
第一，貼在手帳時，假設還是無法順利完成，可以重新貼到其它日期。

　　
或許有人會認為「重貼＝往後遞延」，但我個人以為透過「將已經黏貼過一次的便利貼拆掉重新貼到其它日期」的額外行為，可以帶給自己更多的壓力。每次重貼時，便利貼的黏力也會隨之減弱，「得盡快早點完成」的想法也會隨之增強。

　　
另一個理由，則相當適合擁有下屬或助理的人。

　　
就算Todo任務已經升格至手帳，卻總是拖拖拉拉，無心完成，也是常有的事。這當中如果有可以委託下屬或助理處理的任務，倒不如交辦下去，反而較為妥當。

這時候，連同便利貼貼在下屬的手帳或電腦前面，交代一句「這件事交給你了」，就能瞬間完成指令，受託之人也不用耗費時間自行記錄，對彼此都是快而有效的工具。

本文摘自新井直之《富比世排名富豪認可的 極簡流工作筆記術：只用3本筆記和2支筆就能完美應付顧客需求》/樂金文化授權提供

（封面示意圖／pixabay）