回覆郵件打亂工作進度？　日經理人用這招提升效率

當上主管後，接收的郵件數量自然也會增加。

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跟其他部門的交流一定會變得頻繁，還要接收部屬的郵件和副本。有些人可能一天要收幾十封，甚至幾百封郵件。

不少人認為收到郵件要盡快回覆才行。

過去我剛當上業務經理時，也以「努力取悅客戶，比其他單位更快回應」為目標，要求自己馬上回信。可是，整天忙著回覆郵件根本沒時間工作。

有一天，我跟部屬A約好下午三點會談。到了約定的時間，我叫A來談話。

A起身的那瞬間，發現T公司傳來的公事郵件。A請我稍等五分鐘，等他回完信就會過來。

然而，我等了十幾分鐘A都沒過來。最後我不耐煩直接跑去叫人，A說那間公司的負責業務問了一些較為繁瑣的問題，因此回覆特別花時間。

我率領的團隊以「盡快回應客戶要求」為目標，每個人都很在意自己的電子信箱，不是只有A才那樣。

開完會就要確認信箱，吃完午餐也要確認信箱，大家永遠忙著回覆郵件。其中最大的問題是，我們在營業時間幾乎無法處理有建設性的工作，好比製作企畫書或提出企畫方案等。

員工整天都在留意電子郵件，一旦集中力被電子郵件打斷，要恢復原來的專注狀態得花上更多的時間。

假設一次回信要花五分鐘，一天確認信箱二十次就要花上一百分鐘。這種收到郵件就要馬上回覆的病，只會拖延員工的下班時間，降低工作品質和效率。

各位不妨思考一下，電子郵件真的有必要馬上回覆嗎？

以我個人為例，我目前在全國各地舉辦巡迴演講和座談會。座談會通常要花一整天的時間舉行，午休時間我得陪主辦者一起吃飯，根本沒有回覆郵件的時間。我只有早上會確認一次信箱，等到傍晚時再回信。

可是，也沒有人抱怨我太晚回信，而把合作機會讓給其他公司。換句話說，電子郵件沒有馬上回覆的必要。

能力好的主管會替自己的團隊，設立一個「禁止回信時間」。

所謂的「禁止回信時間」，是在特定的時段內專注處理手邊工作，禁止打郵件、講電話、跟同事交談。員工才能專心坐在辦公桌前，努力從事有建設性的工作。

●本文摘自吉田幸弘《高效領導者的工作好習慣：真正的強勢管理，來自43個反直覺的關鍵原則》／采實文化授權提供

（封面示意圖／Unsplash）