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簡報5大地雷! 前台積主管見「這個」秒變臉:花拳繡腿

2022/01/27 16:32 東森財經新聞
簡報5大地雷! 前台積主管見「這個」秒變臉:花拳繡腿

上班族一定都做過簡報,包括工作執行進度、專案報告等等,也可能遇到報告時被主管炮轟、羞辱的經驗。曾任台積電營運效率部門主管、內部講師的彭建文分享,自己做簡報一定會注意的5大禁忌,讓自己成功避免「踩雷」。

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上班族一定都做過簡報,每天可能都有一堆事要和主管報告,可能是工作執行進度、專案報告、企劃提案等,相信大家都有輪番上台被炮轟、被羞辱的經驗,一上台到處都是地雷。

科技業內部的簡報多是偏向解決問題,這是訓練員工邏輯、思考及批判思維的最佳時機。一站上台,人人都可以發聲挑戰簡報內容,這個挑戰不是要打倒任何人,故意讓人難堪,而是反映實事求是的精神,也代表簡報者對一言一行負責的態度。無論任何職場、任何簡報,我們都必須有這樣的認知。

簡報辭不達意、避重就輕,話說得太滿或虛實拿捏不當,如果這種事常發生,工作能力不免會遭質疑,更嚴重的是,對外簡報時影響公司形象,讓客戶認為這間公司「言過其實」。

簡報不外乎表達順暢、進退有據,如實掌握數據呈現,邏輯推演切合主題,在時間有限的情況下力求說重點,同時歸納結論或重要發現。坊間有很多提升簡報力的工具書,建議大家可以參考練習,揣摩成功經驗,我相信人人都可以是簡報達人。

簡報要特別注意五大禁忌,也請各位看看我如何避免「踩雷」。

1. 動畫太多,太過華麗

做人最忌華而不實,簡報也是,不要花太多時間「美化」簡報,反而忘記簡報最重要的目的——解決問題。

有一次我輔導的企業,有一組專案同仁向我報告專案內容,打開第一頁立刻跳出一堆動畫,還有配音。當時我就馬上變臉了,「我是來看你們報告專案的內容,不是看這些花拳繡腿,請直接進入重點。」

簡報不是設計比賽,選擇適合投影機顯示、容易閱讀的字型和版面,大致就可以了。字體和顏色不要超過三種以上,版面務求簡練,移除不必要的雜訊才能凸顯重點,簡單反而更有力量。

2. 前面兩頁,聽不到重點

研究顯示,「當人在傾聽時,注意力只能持續五分鐘」,之後就會漸漸走神。所以在有限的時間內簡報,一定要把握黃金時間講重點。

我們一定都遇過主管滔滔不絕講了一堆廢話,完全聽不出重點,我們通常會乾脆閉上耳朵,放棄聆聽。簡報也是如此,一旦聽眾感到不耐煩,其實就等於白講。

所以我建議大家把簡報的重點擺在越前面越好,越早破題,事情反而越明朗,不會讓人有霧裡看花的錯覺。

在我輔導的企業中,曾遇過客戶吵著要求產品降價的問題,當責主管因此要求同仁整理一份分析報告。當時簡報第一頁直接就表明結論:「不降價。」主管看到結論,面帶微笑地說:「很好,跟我想的一樣。」接著第二頁才依結論提出不降價的理由。主管花了三分鐘聽完,心情非常好。

3. 邏輯架構與思維脈落,看不出來

幾乎所有的問題都有因果關係,因此解題的步驟、邏輯、依據等,都要在簡報上清楚呈現。

記得有一陣子,我們公司的伺服器常有問題,由於經常發生這個問題,導致資料沒辦法呈現在報表上。我們很想知道,為什麼伺服器會常出問題,我就要求負責伺服器的同仁以簡報解釋這個問題。

同仁在報告時,邏輯並不是很清楚,整個簡報,甚至看不出解決問題的主要步驟。

記住,提不出讓人信服的解決方案,整場簡報等於沒有意義,不能把問題「重新包裝」再丟給別人。

在解決問題的簡報中,最好的呈現方式是「放主標」。這能幫助我們在看報告時,清楚看到解決問題的思維。主標應包含:問題描述、現況分析、暫時對策、原因分析、對策思考、效果確認、如何防範再度發生,以及類似產品是否有同樣問題。只要有工作項目,一定要有負責人跟完成時間,這些在簡報中都應如實呈現。

4. 只有圖表、不見結論

每一頁簡報都要有小結,單頁的簡報,結論要放在第一行,而且結論要有依據。很多人在簡報時,或多或少都會放一些圖表,最常見的圖表就是趨勢圖、直條圖或圓餅圖。但若簡報上只有圖表,不見結論,等於是在考驗聽眾看圖說故事的能力。

這時候不免會惹來質疑:「請問你秀這一個趨勢圖,想呈現的結論是什麼?」你的主管也可能會問:「不要用一張圖讓我猜結論,可不可以直接講你的結論?」換句話說,我們要聚焦於每一頁簡報的內容,圖表的分析是過程,圖表分析完的結論才是重點而分析過程的邏輯是否合理,是否有依據支持,這都是製作簡報時必須注意的要點。

5. 簡報的文字或資料,自己完全沒弄懂

簡報呈現的文字與資料正確性,一定要百分之百清楚,才會知道自己在講什麼,更不會一問三不知。

曾有一位朋友跟我說他的故事:先前有一家大客戶的產品交期延遲了半天,主管要他寫報告向高階主管簡報,解釋這家客戶的產品為什麼延遲。

在會議上,好幾位主管提了很多問題,對簡報中的一些數字提出質疑。其實當時的他,並不清楚這些數字如何得來,他都是直接從公司系統抓下來,沒有質疑這些數字就直接做成報告,也沒有從報告的結論反推,思考這些數字的意義。主管們問的都是一些很基本的邏輯,而他居然答不出來。所以那一天會議,我的朋友就掛在上面了,這個打擊也讓他反省,給了他很大的成長機會。

本文摘自《思維的良率》/彭建文/本文由商業周刊授權提供

●以上言論不代表東森財經立場

(封面示意圖/Pexels)

 

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