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(2024/08/19 12:36)目標手帳只要簡單寫下「改善方向」 迫切的待辦事項才用便利貼!
![目標手帳只要簡單寫下「改善方向」 迫切的待辦事項才用便利貼!](/Images/image_default.jpg)
找不到具體目標怎麼辦?先從「想改善的地方」開始
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或許有些人在聽到「在手帳寫下目標」的當下,心中會浮現「我沒有目標……」的想法。
舉例來說,業務人員有銷售額或簽約數量等實際的「數字成果」,所以目標明確,也容易設立。
相對的,行政人員的目標指向就不如業務人員般明顯,所以覺得很難設定目標,這倒也不讓人意外。
那麼,如果將目標換句話說成「改善」,你覺得如何?我想各位心中大概就有概念了吧。
「想辦法減少文書處理上多餘的程序」、「確立更便利的公司線上系統」諸如此類,就算是多半屬於例行公事的的行政事務,重新檢視也一定能發現可以改善的地方。以此為「目標」,寫在手帳上即可。
我個人認為設立目標、也就是所謂的改善,是任誰都能運用的聯想法。
舉例來說,如果身處於企劃部門,除了設立數字上的目標,「設法通過三份企劃案」、「製作清晰明瞭、人人易懂的企劃書格式」之類的改善方案,也是實實在在的「目標」。
所有工作的成功關鍵,不是交出「成果」,就是如何「改善」。
設定目標時,除了設想成果,不妨也將「如何改善」納入考量的一環。如此一來,就能「挖掘」更多的目標,僅此就能讓人不斷成長進步。
搭配行事曆App,幫你快速踏出目標的第一步
在手帳行事曆欄位的頂端,以一行以內的字數寫下目標。
既然是目標,那麼在達成目標之前,應該會有一些必經的階段。
所以接著釐清一至兩項可以完成第一步驟的Todo任務,並將之輸入智慧型手機的「提醒」App裡,而非寫在手帳上。
這個階段的技巧是,不要預設太過狂妄的Todo任務。誠如前文所提的「一至兩項」即可,剛開始,Todo任務的數量不用求多。
突然給自己設定好幾項目光遠大的Todo任務去征服,反而容易受挫,潑自己冷水。
舉例來說,如果目標是「通過專案企劃書」,那麼就先「想好專案名稱,寫在企劃書的第一行」、「上網搜尋參考資料,建構內容大綱」。
像這樣,首先踏出第一步,即使步伐很小,也是關鍵的一步。
如果是小小的Todo任務,大部分的人都能順利過關。
設定微小的Todo任務,輕輕鬆鬆的就能在提醒App的檢視方塊上打勾確認已完成,這樣的快感,我每天都在體驗實踐。
常言道「無數微小成功體驗的累積,對於達成目標而言至關重要」,核對檢視待辦事項,也是體驗成功的實際行動之一。
這種作法也能提高自己的積極態度,策動自己朝目標邁進。
便利貼是為了給「懶惰的自己」壓力
先前我在第二章已經說明,可以將開會後所篩選出來的Todo任務輸入提醒App。這裡也採用同樣的作法,首先於手帳寫下「目標」之後,釐清達成目標所需的Todo任務,並將之輸入提醒App。
也就是利用「筆記與提醒App」、「手帳與提醒App」的配套技巧,如此就能踏實的同時執行「現在應做的事」以及「邁向未來應做的事」。
……以上都是最理想的狀況,但是生而為人,總有不順的時候。例如,總是會出現一些無法處理「現在應做的事」的Todo任務,一直掛在名單上的情況。這時,就又輪到手帳上陣了。
將這項Todo任務,從提醒App「升格」填入手帳裡,進一步給自己施加壓力:「非做不可」,而且重點是寫在「便利貼」上,貼在應完成的日期欄位,凸顯它的存在。
並且建議可以用便利貼的顏色,來區分Todo任務的重要性。
我自己習慣依照緊急程度,由高而低區分成紅色、粉紅色、橘色、黃色、綠色、藍色。我會選用暖色系表示高度緊急的情況,純粹是基於「明顯」的理由。
用這種一目了然的形式,每天打開手帳就會看到被「升格」的Todo任務,保證執行力也跟著加倍升級。
便利貼也是直接傳達給下屬的留言備忘錄
我會採用便利貼,還有另外兩個理由。
第一,貼在手帳時,假設還是無法順利完成,可以重新貼到其它日期。
或許有人會認為「重貼=往後遞延」,但我個人以為透過「將已經黏貼過一次的便利貼拆掉重新貼到其它日期」的額外行為,可以帶給自己更多的壓力。每次重貼時,便利貼的黏力也會隨之減弱,「得盡快早點完成」的想法也會隨之增強。
另一個理由,則相當適合擁有下屬或助理的人。
就算Todo任務已經升格至手帳,卻總是拖拖拉拉,無心完成,也是常有的事。這當中如果有可以委託下屬或助理處理的任務,倒不如交辦下去,反而較為妥當。
這時候,連同便利貼貼在下屬的手帳或電腦前面,交代一句「這件事交給你了」,就能瞬間完成指令,受託之人也不用耗費時間自行記錄,對彼此都是快而有效的工具。
本文摘自新井直之《富比世排名富豪認可的 極簡流工作筆記術:只用3本筆記和2支筆就能完美應付顧客需求》/樂金文化授權提供
(封面示意圖/pixabay)
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