報告老是被退件？ 老鳥曝「A4紙企劃術」讓你過關斬將

上班族可能會碰到難以掌握上司意圖的時候，而在LG電子、斗山電子等韓國大企業工作25年的資深企劃—梁銀雨，分享如何靠「一張A4紙」來破解這個難題。

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掌握上司意圖的一種方法是，事前簡單地撰寫工作計畫。我做企劃的這25年來，不曾因為報告遇到任何困難。從新人時期開始，大部分我寫的文件都沒經過太大的修改就直接呈給高層或老闆了，而且評價也很好。當上組長之後撰寫的報告也是直接報告給董事長。我幾乎沒有因為報告的事傷腦筋過，所以職場生活可說是相對順遂。我的祕訣就在於新人時期直屬上司的指點。

他希望我在寫報告之前，先在一張A4紙上簡單地手寫我打算進行的工作內容。要我整理好指示內容、背景和目的、應該做什麼、要如何展開工作和報告涵蓋的內容等等，不限格式。如果我帶著整理好的內容去找他，他就會邊看邊和我說哪裡是正確的、哪裡需要修改。對於是執行者的我來說，他的教導在工作上給了我很大的幫助。這個方式反而比提問更容易掌握上司的意圖，工作起來也更順利。

假設上司給了以下的課題： 

「策略規劃組打算降低對韓國國內和中國市場的依賴度，藉此減少隨環境變化產生的風險，因此正在討論進軍歐洲市場是否合理。歐洲剛好吹起韓流風，消費者對韓國產品抱持友善的態度，而且現在有想和自家公司進行策略合作的歐洲化妝品公司。為此，策略規劃組組長指示下屬進行市場調查，以利討論進軍歐洲市場的可能性。繳交期限是兩週後，將根據調查結果執行進軍歐洲市場的後續相關措施。」

接到這種工作的時候，不要立刻執行工作，而是要先寫寫看工作計畫，確認工作內容和執行方式。工作計畫內容可能如下： 

「我應該做的事是進行市場調查，瞭解進軍歐洲市場的可能性。最近歐洲吹起韓流風，歐洲人對韓國產品抱持友好的態度，而且有想和自家公司進行策略合作的歐洲業者，所以進軍歐洲市場的可能性變高了。因此，討論進軍可能性為本次的調查目的。報告內容為有助於判斷自家公司進軍歐洲市場是否在經濟方面具有合理性的基礎資料。判斷結果為合理的話，則需要進一步的調查和討論，因此需要製作基於此決策的資料。

為了執行這項工作，需要調查歐洲化妝品市場規模與成長率、主要競爭業者、M/S（市場占有率）、收益性等市場資料，以及調查消費者的品牌喜好程度、產品主要賣點、價格與流通管道、消費者對韓國化妝品的認知等等。從中查明影響歐洲消費者購買化妝品的關鍵要素為何，並比較自家公司和希望進行策略合作的業者的實力，進而權衡進軍歐洲的可能性。除此之外，在供給方面要確認原料、供應商、調度可能性、議價能力（bargaining power）等。還要確認物流方面的優缺點。（中略）透過專門做調查的業者進行資料調查，結果需在三週後的8月15日（週一）報告。 」

這份工作計畫不僅提到應該執行的課題內容、產物、目的和背景，還納入了工作執行方法和期限。雖然上述的執行方法較為簡略，但是這個部分寫得仔細一點再跟上司討論的話，對於確定工作方向會更有幫助。上司看這份計畫的時候，可能會添加自己的想法或對需要加強的部分提出建議。無論是從執行者或上司的角度來看，工作起來都會輕鬆許多。

本文摘自《精準企劃：搞懂客戶意圖，正確定義問題，十大技巧寫出一次通過的好企劃》／梁銀雨／本文由寶鼎出版授權提供

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（封面示意圖／pixabay）