開會超久沒重點？最強廣告公司「讓菜鳥主持會議」逆轉戰局

▲會議流程需掌握五大要點。（圖／取自pixabay）

文／博報堂品牌創新設計局

會議主持人該懂的事：兼顧氣氛和會議流程

一般的會議，大多都是由上司、資深員工或計畫的小組負責人來主導流程。但是，博報堂的討論磋商會裡，卻常有資淺員工負責擔任會議主持人。因此，員工們大多很習慣主持討論磋商會。

有過一次主持的經驗之後，就會開始注意討論時的氣氛與流程。如此一來，當自己以參與成員的身分加入討論時，就會懂得留意整體氣氛與流程來談話。

▼讓討論磋商會順利進行的五大要點

負責擔任主持工作時，必須注意以下五個要點。

▲負責擔任主持工作時，必須注意以下五個要點。（示意圖／取自Pexels）

一、預留「個人的思考時間」

我們的討論磋商會有一條規則是「禁止空手而來」。當場才突然給大家題目，其實不太容易出現好點子，因此，必須要有讓點子事前「發酵」的時間。

有時候，在搭電車或睡覺前會突然湧現靈感，因此資訊（客戶要求的內容）必須早一點發給成員們，讓每個人在開討論磋商會之前，都能擁有「在腦海裡思考的時間」。

二、聚集看法迴異的成員

如同前述，「擴散」是討論磋商的關鍵。最好聚集不同類型的成員，比較能夠從各種觀點提出意見或點子，引發討論的擴散，如此一來，也可以創造出容易產生新想法的環境。

三、控制發言的時機

主持會議上手之後，就會連「該讓誰在什麼時機發言」都能顧慮得到。

某個行銷部門的管理職員工說，他會按照參加者的類型，區分他們發言的時機。例如，「議論型的人」就適合負責找出問題點，但他們不擅長解決，所以要讓他們早點發言。另一方面，「擴散型的人」雖然常說出無法切中主題的話，但是會引導出意想不到的點子，因此不太需要限制他們發言。

此外，面對「慎重型的人」，則是要在觀點被提出之後，看時機把問題丟給他們，問他們「覺得如何？」通常這類型的人都會有冷靜敏銳的意見，因此，需要特別看重。像這樣，看清楚每個人「各自出場」的時機，是十分重要的事。

四、第一次討論之後，要大略地分派任務

討論磋商並沒有特別設定次數，但大抵上是三至四次的情況居多。因此，在第一次討論結束時，參與成員的腦海中，如果出現「覺得往這個方向好像會有解決方案」的共識時，就能夠把「那麼你就從這個方向挖掘，我就從那個方向挖掘」，或者「我會用遠一點的角度來看，那麼你就從近距離來看」像是這樣的任務分派給大家。

五、主管必須準備多種點子

關於這點，與其說會議主持人必須留意，不如說主要是提醒主管或領導者。特別是領導者，更應該注意自己提出的點子的量，需要好好準備。

年齡愈長或職責愈大，就愈容易養成「高高在上」的態度。在博報堂，貫徹了「創意之前人人平等」的創意至上主義，即便如此，主管說出的話還是會影響所有人，像「主管說的話就是結論」這類的壓迫，並不見得完全不會發生。

對部下來說，主管的話語很難抵抗，因此，如果主管只提出一個創意案，很可能就此變成結論了。所以，身為主管或領導人，更應該率先提出多種點子。

文章出自：博報堂最強腦力激盪術: 廣告金獎團隊的6大討論原則X8個腦袋不卡關的思考點X9個創意訓練法/核果文化

本文獲授權，請勿任意轉載！