頂尖管家告訴你...開會筆記這樣記 縮時又能展現超高工作效率！

開會前寫下「三行字」，就能精準掌控會議內容！

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以下將具體介紹立即提升工作效率及品質的筆記術。

 

不知道大家開完會後，如果遇到結論留待下週討論、抑或「所以……結論是什麼？」不清不楚的情況，心情上會不會覺得鬱悶？大家特地花時間開的會議，全都白費。為什麼會發生這種狀況？

 

我想那大概是因為大家內心抱持著「總之」、「總覺得……」的想法在開會。在漫無目的的心態下開會，既抓不到重點，結論也容易模糊不清。

 

既然要開會，就一定有一個確實的「目的」。重點在於，必須在開會之「前」，釐清那個明確的目的。那麼應該怎麼做才好？答案是，在開會前的筆記上寫下三行字。這樣就夠了。

 

第一行是「目標」。訂立自己在開會時的目標，要說哪些話？做哪些決定？諸如此類。

 

第二行是「下一步」。事先預測在這場會議上可能遇到的課題。

 

接著第三行要寫的是「截止日」。這是承接第二行的「下一步」，事先訂立一個時間的基準點，決定何時完成任務。

 

「只需三行字」就能提高開會密度的理由

講得如此正經八百，可能有許多人會覺得「感覺很花時間」。但是，養成習慣後，不到幾分鐘就能完成。只需在全新筆記紙的最上端，迅速寫下三行字，沒有必要寫得很正式。

 

可能又有人會認為「在開會前決定下一步、甚至是截止日，會不會有點強人所難？」確實如此。不過容我提醒，在這個階段頂多是「預計」。

 

想要讓工作有效率的進展，事先想像「整體的樣貌」，並以此為根基「掌握開會的主導權」是一件非常重要的事。掌握某種程度的主導權，就能大幅減少受他人擺布的機會。

 

事先想好這三行內容，就能提前部署，進行調整，避免與其他行程重疊。就算工作按自己原先預計發展的可能性無法達到一○○％，也必定能大幅提升。

 

而且，事先考慮「目標」、「下一步」、「截止日」，不光是在提高開會品質一點上具有重大意義，還能預先展望未來，思考下一步，就算同時承攬許多工作，也必定能有效率的完成所有工作，交出最大的成果。

 

開會筆記只記錄「與目標有關的內容」

 

序章中我曾提及，開會時「筆記如何掌握重點、記錄精髓」，將會大幅影響工作的效率和品質，更會左右成果及信賴關係。

 

話雖如此，我相信有些人可能會不禁疑惑「我搞不清楚什麼是重點、哪些則非重點」。

 

在開會場合，你會聽到各種對話。直接記錄毫無重點的對話，筆記當然也就變得不得要領。

 

正因為無法瞬間取捨應書寫的重點，所以人們才會想要記錄所有的內容，也因此會做出一份不知開會重點的筆記──就跟我當年一樣。

 

如此一來，就算日後因為需求被迫重新檢視筆記內容，但卻依舊搞不清楚開會目的何在？下一個應採取的行動到底是什麼？結果，筆記本身變得毫無意義。

 

不過，已經閱讀前文的你，可以放心。

 

因為，只要在「開會前」決定好「目標」，應該自然就懂得如何取捨記錄的內容。

 

此處所述的「目標」因人而異。

 

若是業務初次拜訪客戶，目標或許是「察覺客戶需求」。抑或如果必須事先透過電話或電子郵件詢問客人期望的商品，此時對應的目標可能就是「確認商品品項」。

 

誠如上述，目標只要符合各位開會時需決定的項目內容即可。事先確立目標，也能額外加快取得所需資訊的速度。

 

只記錄「直達目標的事項」

 

那麼，究竟該如何做筆記？其實規則相當簡單。凡是遇到「感覺和『目標』有關」的問題，記錄其答案即可。就算沒有用完整的句子記錄，也無傷大雅。個人反而認為「只有關鍵字」的記錄比較簡潔有力。

 

與其用完整的句子記錄，只寫關鍵字反而更能縮短時間。每一次作業的執行，雖然都會有些微的差距，但藉由累積這種書寫風格，可以創造更多時間。

 

舉例來說，假設開會的目標是「詢問顧客期望的商品」。開會時，接收到顧客的要求，希望「在二○一九年度更換三台新影印機，處分現有機台，最遲十一月底前支付剩餘尾款」。

 

這時的筆記該如何書寫？

 

正確答案是：「影印機三台，二○一九年度內處分，剩餘的尾款最遲十一月底」。

 

（▼圖／樂金文化授權提供）

如以上示範，記錄與目標有關的關鍵字，自然就會形成一本「連結目標的關鍵字作品集」，也更容易導向開會的重點。

 

當然，絕大多數的情況不會像範例一般如此順利。然而，是否隨時惦記著「只記錄感覺與目標相關的關鍵字句」的想法，會讓書寫的內容及品質也跟著有所不同。

 

更重要的是，筆記從此不再是重要與非重要事項混雜的大雜燴。太過專心逐一記錄所有的對話，反而沒聽到重點的風險也會隨之煙消雲散。

 

自然完成「毫無疑問、有用的筆記」的關鍵字挑選法則

 

以下將進一步列舉實例，做為實戰練習。

 

假設，我即將和想要利用管家服務的客人第一次開會，這時我的「目標」、「下一步」、「截止日」會設定如下。

 

●目標：管家要有什麼技能、業務執行時間／星期、確認契約期間。
●下一步：確認管家人選、面試、提交企劃書／報價單。
●截止日：十一月十五日。

 

設定好之後，就讓我們來開會吧。

 

筆記上只記錄「目標」相關的關鍵字，即可毫不猶豫的歸納出重點，完成一份「有用的筆記」。

 

●目前在職的管家一月底離職。
●最遲希望十二月底前開始執行業務。
●需要可以彈性應對緊急事務的人才。
●必須管理企業老闆的行程。
●還需顧及老闆家人的需求。
●半年合約，希望每月費用不超過二百萬日圓。

 

如此，關鍵字全員到齊。

開完會後，筆記再稍作整理，導引出重點。這部分的技巧，待下個項目中說明。

 

本文摘自新井直之《富比世排名富豪認可的 極簡流工作筆記術：只用3本筆記和2支筆就能完美應付顧客需求》/樂金文化授權提供

（封面示意圖／pixabay）

 

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